Politica de confidențialitate

PureQuad Cloud (web la cloud.purequad.com și aplicațiile pentru iOS, Android, macOS și Windows) · actualizată la 05.11.2026

1. Operatorul datelor

Operatorul este PUREQUAD SRL, cu sediul social în București, B-dul Iuliu Maniu nr. 7, Corp T, birourile B2 și B3, etaj 3, sector 6, România. Responsabilul cu protecția datelor (DPO) poate fi contactat la dpo@purequad.com. Pentru întrebări generale: office@purequad.com.

PureQuad Cloud este platforma de lucru a firmei: pontaj, proiecte, comunicații de echipă cu apeluri voce și video, fișiere, semnături electronice, formare și resurse umane. Conturile sunt create de administrator; nu există înregistrare publică. Angajații și colaboratorii primesc în plus nota de informare GDPR a firmei, care detaliază prelucrările legate de contract.

2. Ce date prelucrăm

Date de cont: nume, adresă de email, telefon (dacă e completat), poză de profil, rol, echipe și grupuri, setări de securitate (parola este stocată doar ca hash, autentificarea în doi pași, passkey).
Conținut creat de tine: mesaje, fișiere, poze și clipuri trimise, comentarii, răspunsuri la cursuri și teste, documente semnate electronic, înregistrări ale apelurilor (doar când un participant pornește înregistrarea, iar ceilalți sunt informați).
Date de lucru: pontaje din calendar, proiecte și sarcini, concedii, deconturi și rapoarte.
Date de resurse umane (doar pentru angajați și colaboratori, vizibile doar persoanei și celor care gestionează resursele umane): date din contract și din actul de identitate, fluturași de salariu, fișe de aptitudine de la medicina muncii.
Candidați: datele din formularul de candidatură de pe /cariere și CV-ul trimis.
Invitați: numele introdus la intrarea într-un apel prin link de invitat; numele și emailul celor care validează un raport sau semnează un document prin link.
Date tehnice: jurnale de securitate și audit (autentificări, adresa IP, tipul dispozitivului), necesare pentru protecția contului; pe telefon, dacă activezi notificările, un identificator de notificare al dispozitivului.

Aplicația nu conține reclame, instrumente de analytics sau de urmărire, nu folosește cookie-uri de marketing și nu vinde și nu partajează date în scop de marketing. Nu colectăm localizarea. Camera și microfonul sunt folosite doar în timpul apelurilor, iar galeria foto și fișierele doar când alegi ceva de trimis. Stocarea locală din browser sau din aplicație ține doar sesiunea de autentificare și preferințe.

PureQuad nu monitorizează comunicările: nu citim mesajele, nu ascultăm apelurile și nu urmărim activitatea pe dispozitiv. Accesul administratorilor la date se face doar pentru administrarea serviciului, rezolvarea unei probleme sau o obligație legală, iar acțiunile administrative sunt jurnalizate.

3. De ce și pe ce temei

Furnizarea serviciului și executarea contractului de muncă sau de colaborare (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR).
Obligații legale: evidența timpului de lucru, salarizare, contabilitate, medicina muncii (art. 6 alin. 1 lit. c).
Interesul legitim al firmei: securitatea contului și a datelor, organizarea muncii, comunicarea internă (art. 6 alin. 1 lit. f).
Consimțământul, unde este cerut: de exemplu păstrarea CV-ului pentru alte posturi sau notificările pe telefon (art. 6 alin. 1 lit. a); îl poți retrage oricând.

4. Unde sunt stocate și cine le primește

Datele stau pe un server din România, iar copiile de rezervă criptate în Polonia (Uniunea Europeană). Toată comunicația dintre aplicație și server este criptată (HTTPS/TLS). Folosim acești furnizori, cu contracte de prelucrare conform art. 28 GDPR:

Globalis (România): găzduirea serverului și emailul.
Microsoft (UE, Polonia): stocarea copiilor de rezervă criptate.
Anthropic (SUA, clauze contractuale standard): asistentul de ajutor din aplicație (primește întrebarea ta și articolele de ajutor, nu datele tale din aplicație) și generarea cursurilor din Formare (doar textele cursurilor). Nu scrie date personale în întrebările către asistent.
ElevenLabs (SUA/UE, clauze contractuale standard): narațiunea audio a cursurilor (doar textele cursurilor).
Apple și Google: livrarea notificărilor pe telefon, dacă le activezi.

Datele pot fi transmise și autorităților, când legea o cere, și clienților firmei doar în măsura prevăzută de contractul tău (de exemplu rapoartele de activitate pentru validare).

5. Cât timp le păstrăm

Datele de cont și conținutul: cât timp contul este activ; după închiderea contului, doar cât este necesar pentru obligațiile legale.
Pontaje pe care se bazează facturi și documente contabile: 10 ani; state de plată: 50 de ani, conform legii.
Candidați neselectați: 6 luni de la închiderea recrutării; 2 ani doar cu acordul tău.
Înregistrările apelurilor: se șterg când nu mai sunt necesare.
Copiile de rezervă se rotesc automat, iar datele șterse dispar din ele la expirarea ciclului de păstrare.

6. Securitate

Acces pe roluri, autentificare în doi pași pentru conturile cu drepturi de administrare, criptare la transport și a copiilor de rezervă, jurnale de audit și proceduri de răspuns la incidente, în cadrul sistemului de management al securității informației al firmei (ISO/IEC 27001).

7. Ștergerea contului și a datelor

Poți cere oricând ștergerea contului și a datelor tale scriind de pe adresa contului la dpo@purequad.com sau administratorului organizației. Confirmăm identitatea, ștergem contul și datele asociate în cel mult o lună și îți confirmăm pe email. Păstrăm doar datele pe care legea ne obligă să le păstrăm (de exemplu pontaje care stau la baza facturilor sau documente de salarizare), pe durata cerută de lege. Dezinstalarea aplicației nu șterge contul.

8. Drepturile tale

Conform GDPR ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, precum și dreptul de a-ți retrage consimțământul. Multe date le poți vedea și descărca singur din pagina „Datele mele” din aplicație. Cererile se trimit la dpo@purequad.com; răspundem în cel mult o lună, gratuit. Ai dreptul să depui plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, www.dataprotection.ro).

9. Copii

Aplicația nu este destinată persoanelor sub 16 ani și nu colectăm intenționat date despre copii.

10. Modificări

Când actualizăm această politică schimbăm data de la început și anunțăm modificările importante în aplicație.

Termeni și condiții · Suport

Privacy Policy

PureQuad Cloud (web at cloud.purequad.com and the iOS, Android, macOS and Windows apps) · updated 5 November 2026. The Romanian version above prevails in case of differences.

1. Data controller

The controller is PUREQUAD SRL, registered office: B-dul Iuliu Maniu nr. 7, Corp T, offices B2 and B3, 3rd floor, sector 6, Bucharest, Romania. Data Protection Officer: dpo@purequad.com. General contact: office@purequad.com. PureQuad Cloud is the company's business workspace (timesheets, projects, team chat with voice and video calls, files, e-signatures, training and HR). Accounts are created by the administrator; there is no public sign-up.

2. Data we process

Account data: name, email, phone (if provided), profile photo, role, teams and groups, security settings (passwords are stored only as hashes, two-step verification, passkeys).
Content you create: messages, files, photos and videos you send, comments, course and quiz answers, e-signed documents, call recordings (only when a participant starts one and the others are informed).
Work data: calendar timesheets, projects and tasks, time off, expenses and reports.
HR data (employees and contractors only, visible only to the person and HR staff): contract and ID document data, payslips, occupational health fitness certificates.
Job applicants: the application form on /cariere and the CV you send.
Guests: the name entered when joining a call by guest link; name and email of people approving a report or signing a document by link.
Technical data: security and audit logs (sign-ins, IP address, device type) to protect accounts; on phones, if you enable notifications, a device notification token.

The app has no ads, analytics or tracking, uses no marketing cookies, and does not sell or share data for marketing. We do not collect location. The camera and microphone are used only during calls; the photo library and files only when you pick something to send. Local storage only keeps your sign-in session and preferences. PureQuad does not monitor communications: we do not read messages, listen to calls or track device activity. Administrators access data only to run the service, fix a problem or meet a legal obligation, and administrative actions are logged.

3. Purposes and legal bases

Providing the service and performing your employment or contractor agreement (Art. 6(1)(b) GDPR); legal obligations such as working-time records, payroll, accounting and occupational health (Art. 6(1)(c)); the company's legitimate interest in account and data security, work organization and internal communication (Art. 6(1)(f)); and consent where required, for example keeping your CV for other positions or phone notifications (Art. 6(1)(a)), which you can withdraw at any time.

4. Storage and recipients

Data is stored on a server in Romania, with encrypted backups in Poland (EU). All traffic uses HTTPS/TLS. Processors, under Art. 28 GDPR agreements: Globalis (Romania) for server hosting and email; Microsoft (EU, Poland) for encrypted backups; Anthropic (USA, standard contractual clauses) for the in-app help assistant (it receives your question and the help articles, not your app data) and for generating training courses (course texts only), so please do not put personal data in questions to the assistant; ElevenLabs (USA/EU, standard contractual clauses) for course narration (course texts only); Apple and Google for delivering phone notifications if you enable them. Data may also go to authorities where the law requires it, and to the company's clients only as provided in your agreement (for example activity reports for approval).

5. Retention

Account data and content: while the account is active, then only as long as legal obligations require. Timesheets underlying invoices and accounting records: 10 years; payroll records: 50 years, as required by Romanian law. Unsuccessful applicants: 6 months after the recruitment closes, or 2 years with your consent. Call recordings are deleted when no longer needed. Backups rotate automatically, so deleted data disappears from them when the retention cycle ends.

6. Security

Role-based access, two-step verification for administrative accounts, encryption in transit and of backups, audit logs and incident response procedures, within the company's ISO/IEC 27001 information security management system.

7. Account and data deletion

You can ask at any time for your account and data to be deleted by emailing dpo@purequad.com from your account's address, or by asking your organization's administrator. We verify your identity, delete the account and associated data within one month and confirm by email. We keep only the data the law requires us to keep (for example timesheets underlying invoices or payroll records), for the period the law requires. Uninstalling the app does not delete your account.

8. Your rights

Under the GDPR you have the right of access, rectification, erasure, restriction, portability and objection, and the right to withdraw consent. You can view and download much of your data yourself on the "Datele mele" (My data) page in the app. Send requests to dpo@purequad.com; we reply within one month, free of charge. You may lodge a complaint with the Romanian data protection authority (ANSPDCP, www.dataprotection.ro) or the authority in your country.

9. Children

The app is not intended for anyone under 16, and we do not knowingly collect children's data.

10. Changes

When we update this policy we change the date at the top and announce material changes in the app.

Terms and Conditions · Support